员工故意不签合同怎么办？HR必学的3份书面告知书模板
员工故意不签合同怎么办？HR必学的3份书面告知书模板
最近有HR小伙伴吐槽：“新员工入职一个月了，微信催、当面催，他就是拖着不签劳动合同！万一被仲裁双倍工资怎么办？”别慌！今天手把手教你如何用3份书面告知书锁定证据，让企业避开法律风险！
一、员工拒签合同，HR必须知道的3个真相
遇到员工故意不签合同，很多HR第一反应是生气，但情绪解决不了问题！先记住这3条法律底线：
1. 入职30天内必须签合同（《劳动合同法》第10条）
2. 超期1年未签视为无固定期限合同
3. 最高面临11个月双倍工资赔偿（《劳动合同法》第82条）
重点来了！员工拒签≠企业免责，必须证明企业已尽到通知义务。下面这3份文书就是你的"护身符"！
二、救命三件套：3份告知书模板及使用指南
1. 《劳动合同签订催告函》（入职第15天）
【模板核心内容】
"XXX员工：根据《劳动合同法》规定，请您于XX年XX月XX日前签署劳动合同。逾期未签视为您拒绝签订，公司将依法终止劳动关系。"
操作要点：
• 双渠道送达（EMS+电子邮件）
• 保存快递单和签收记录
• 建议在入职第15-20天发送
2. 《终止劳动关系通知书》（入职满30天）
【模板核心条款】
"因您未在规定期限内签订劳动合同，根据《劳动合同法实施条例》第5条，本公司决定自XX年XX月XX日起终止劳动关系。"
风险提示：
• 必须支付实际工作天数工资
• 无需支付经济补偿金（有争议地区需咨询律师）
• 最晚不能超过入职第30天！
3. 《情况说明及免责声明》（特殊情形备用）
【关键内容设计】
"本人XXX自愿放弃签订书面劳动合同，已知晓相关法律后果，承诺不向公司主张任何权益。"
注意：此类声明不能完全免责！需配合前两份文书使用。
三、高阶操作：预防用工风险的4个绝招
1. 入职登记表埋暗线：增加"已收到劳动合同文本"签字栏
2. OA系统留痕：设置电子合同签署倒计时提醒
3. 薪酬结构拆分：将"合同风险金"单独列为工资项
4. 全员签署承诺书：每年定期更新《劳动关系确认函》
员工拒签合同问题解答
问题1：员工不签合同但继续上班，企业要赔钱吗？
答：超过30天未处理必赔！如果企业能证明已书面通知，可在30天内无责辞退；超过30天未签合同，即使员工过错，企业仍需支付双倍工资。
问题2：微信催签劳动合同算有效通知吗？
答：存在举证风险！建议用EMS发送纸质通知，封面注明"劳动合同签订催告函"，保留快递妥投记录，同时用企业邮箱发送电子版。
问题3：员工签了合同但拒不返还，怎么办？
答：立即发送《合同催交通知书》，注明"逾期未交视为未签订合同"，同时启动合同补签程序，让员工签署《合同签收确认书》并录像存档。
